Emprendimiento

Facturación, ¿mejor con programas ofimáticos o con un software específico?

El proceso de facturación es uno de los más tediosos en cualquier empresa. Cada final de mes, las empresas deben ponerse a ello y recopilar toda la información del trabajo realizado en ese periodo.

La informática, como en otras cuestiones, es un gran aliado a la hora de ayudar con la facturación, pero con este disciplina surge una duda que no es fácil de responder, ¿es más adecuado acudir a programas de facturación específicos o esta misma tarea se puede realizar a través de programas de ofimática como procesadores de textos y hojas de cálculo?

A priori, la respuesta es sencilla, hasta el programa de facturación más básico resulta más completo que programas como Word o Excel, especialmente en el caso de Word, pero aun así, muchos autónomos y pequeños empresarios siguen decantándose por el procesador de textos del paquete Office.

¿Por qué es utilizado Word para hacer facturas?

Word, y otros procesadores de textos de software libre que responden a la misma estética y dinámica, son muy accesibles para hacer facturas y ofrecen la posibilidad de diseñar facturas libremente, de manera flexible.

Esta aparente facilidad da tranquilidad al usuario, especialmente a aquellos que no tienen mucha experiencia en cuestiones informáticas, algo que ocurre muy a menudo entre autónomos y pequeños empresarios.

Las últimas versiones de Word incluyen importantes mejoras como plantillas de factura, de modo que el usuario no tiene que empezar desde cero a crear su propia plantilla. En el caso de Excel y las hojas de cálculo de los paquetes de software libre ocurre algo similar, a lo que se suma que este tipo de programas son más completos en lo que se refiere a operaciones y cálculos numéricos y algebraicos.

No obstante, a pesar de que con los programas ofimáticos se pueden obtener buenos resultados en facturación, es decir, facturas totalmente correctas, existen algunas incomodidades que pueden dar lugar a errores en los documento creados.

Cuando hacemos una factura con un programa que no es exclusivo de facturación debemos recordar el número de factura para no repetirlo, escribir de manera correcta los datos del cliente cada vez que se cree una nueva factura, almacenar en un sitio seguro las facturas y no sobrescribir el contenido de una factura sobre otra anterior que se haya utilizado como plantilla.

Las ventajas de los programas de facturación

Un modo de resolver todos estos problemas, todas estas incomodidades, es acudir a programas de facturación. Un buen ejemplo es Billin, www.billin.net, una plataforma que permite facturar online y llevar al día todos los asuntos de contabilidad de cualquier empresa, sea cual sea su tamaño, pues este programa es escalable, adaptable a organizaciones de diferentes tamaños.

Mediante este programa, autónomos y empresarios estarán al día de todas las novedades legales, sabiendo en todo momento qué incluir o no en la factura. Su amplia variedad de plantillas permite elegir pero siempre la opción deseada por parte de los usuarios.

A su vez, a diferencia de los programas ofimáticos, a la hora de añadir más información, con un programa de facturación de este tipo, el usuario no se ve obligado a rediseñar la plantilla para que los elementos queden configurados de manera correcta, ahorrando así gran cantidad de tiempo.

Es precisamente el tiempo que se ahorra y la seguridad que ofrecen estos programas, pues el usuario sabe que no tiene nada que temer al rellenar facturas con estos programas, siempre que introduzca los datos de manera correcta, lo que hace decantar cada vez a más organizaciones por este tipo de software.

En el caso de Billin, uno de los programas de facturación más populares en la actualidad, se calcula que su uso ahorra un total de tiempo de unas 16 horas mensuales, lo que supone fácilmente dos jornadas completas de trabajo. Finalmente, es interesante destacar también en estos programas el hecho de que están adaptados completamente a las nuevas tecnologías, de modo que el usuario puede acceder a sus plataformas desde cualquier dispositivo. Billin, mediante su programa de facturación online, ofrece la posibilidad a los usuarios de acceder y consultar facturas, así como modificarlas, desde cualquier ordenador, tableta o dispositivo móvil, con contenido especialmente diseñado para que la experiencia de usuario sea cómoda.

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