Tecnología

Gestión documental, un elemento vital para las empresas

A la hora de crear una empresa, muy pocos emprendedores tienen en cuenta el papel tan importante que tendrá, a medio y largo plazo, la gestión documental de su empresa. A pesar de vivir en la era digital, la acumulación de documentos y archivos con varias versiones, así como poseer un sistema de archivo obsoleto o mal gestionado pueden causar problemas, en ocasiones, irreversibles.

La gestión documental, qué es 

La gestión documental es el proceso que consiste en organizar y archivar todos los documentos que se crean, reciben y gestionan en cualquier negocio o empresa. En estos casos, la utilización de un software de gestión de documentos es muy recomendable. Particularmente, cuando los recursos y el tiempo que se puede dedicar a la creación de un sistema de gestión documental son limitados. 

Tipos de documentos que se gestionan en una empresa

Dentro de la actividad de una empresa se gestionan dos clases de documentación: la documentación en formato papel y aquella en formato electrónico. Por ejemplo: la factura que firmamos y que nos entrega un repartidor es un documento en papel mientras que esa misma factura, enviada como un archivo adjunto de pdf, a través de un e-mail, es un documento en formato electrónico. 

Aspectos importantes para realizar una gestión documental adecuada

Una correcta gestión documental deberá hacer posible archivar tanto aquellos documentos electrónicos como aquellos documentos en papel en un formato adecuado, que permita el acceso a los usuarios implicados en la gestión documental de una empresa. No obstante, muchas empresas cometen errores con sus documentos. Para realizar una gestión documental adecuada es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Seguridad y Protección de Datos

A día de hoy, la normativa vigente sobre protección de datos es muy estricta. Gestionar los documentos de una empresa de manera incorrecta y sin tener en cuenta su seguridad y su valor empresarial, puede dejar información sensible y vulnerable a la vista y al alcance de cualquiera. Este descuido podría derivar en un uso incorrecto de la información y en malas prácticas, afectando a la reputación de la empresa.

 Localización y Acceso Inmediato

Una buena gestión documental debe permitir, en cualquier momento, que el usuario o usuarios autorizados puedan localizar, acceder y modificar, si así lo requieren, cualquier tipo de archivos y documentos de la empresa desde cualquier dispositivo habilitado para ello. .  

Organización y Ahorro de Tiempo

Organizar todos los documentos que se gestionan dentro de una empresa utilizando sistemas tales como: etiquetas, categorías, subcategorías; y otros sistemas de clasificación y almacenamiento adecuados, permitirá organizar, hallar y acceder a aquello que se necesita en muy poco tiempo.

Combinar documentos

Debido a la variedad y a la extensa tipología de documentos con las que trabajan las empresas actuales, la posibilidad de combinar todo tipo de documentos en un único archivo o repositorio, sea cual sea su formato (pdf, Excel, .jpg,…), se vuelve imprescindible dentro de cualquier sistema de organización documental.

La utilidad de un gestor documental 

Un gestor documental es un software que permite almacenar en  formato digital todos los documentos (originalmente digitales o aquellos físicos que han sido escaneados) de una actividad empresarial. Este tipo de gestores documentales, hacen posible acceder a cualquier documento en cualquier momento, de una forma fácil y eficaz.

Cómo saber qué gestor de documentos necesita una empresa

Para saber cuál es el gestor documental más adecuado para una empresa, es importante tener en cuenta el tipo de empresa al que estaría destinado, el tipo de proveedores con los que se mantiene una relación comercial, el número total de trabajadores y el formato de los documentos con los que se trabajan (facturas, contratos, …). 

Cuánto cuesta un gestor documental

El precio de un programa de gestión documental varía en función del tipo de negocio que se tiene y del gestor que se necesita. No obstante, a día de hoy, son muchas las empresas que ofrecen este tipo de software para la gestión de archivos y documentos a la medida del cliente. Y que permiten elegir un paquete determinado en función del tamaño de la empresa, el número de empleados y el espacio de almacenamiento que se necesita.

Gestión documental, un elemento vital para las empresas. Sea cual sea el modelo de negocio que se dirija, disponer de un gestor de documentos personalizado nos permite acceder y tramitar todo el volumen documental de una forma rápida y eficaz. En una época en la que el mundo de los negocios es una carrera contrarreloj, el ahorro de tiempo y el aumento de la eficiencia en las empresas se vuelven vitales.

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