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La gestión de tiempo en el trabajo: ¿por qué es tan importante?

Gestión de tiempo

No cabe duda de que el tiempo es un recurso muy valioso, tanto desde el punto de vista personal como laboral. Y, aunque todos tenemos las mismas 24 horas,  por alguna extraña razón, algunas personas siempre terminamos teniendo la percepción de que nos faltan horas en el día, mientras que a otras les da tiempo a hacer mucho más. La clave está en llevar a cabo una gestión del tiempo más óptima.

Una buena gestión del tiempo hace necesario un cambio sustancial de enfoque de las tareas a los resultados. Y es que pasarse el día ocupado no necesariamente nos hace más productivos. Podemos mejorar la capacidad para funciona de una forma más eficiente, incluso cuando no disponemos de mucho tiempo y el grado de presión es elevado.

¿Qué es la gestión de tiempo?

La administración del tiempo es el pilar fundamental de la eficiencia y la productividad en el terreno profesional, tanto para las empresas como para los autónomos. Consiste en un proceso de planificación de las horas con la finalidad de incrementar la productividad y la eficacia, lo que resulta esencial en la metodología de trabajo de cualquier negocio. Gracias a ello, podemos planificar las diferentes labores y procedimiento dentro de un equipo, y, al mismo tiempo, saber definir claramente las prioridades.

Aunque dentro del ámbito profesional podemos encontrar distintas formas de entender la gestión del tiempo, en función de la propia relación que cada profesional tenga con el trabajo, a grandes rasgos podríamos decir que es la forma en la que se planifica y se organiza cuánto tiempo se invierte a actividades concretas.

Ventajas de una buena gestión del tiempo

Son muchas las ventajas de las que podemos sacar provecho y que se derivan de una administración óptima de las horas disponibles. Gracias a ello, podemos disfrutar de los siguientes beneficios:

  • Entregar el trabajo a tiempo: la asignación de un periodo de tiempo limitado a las tareas nos ayuda a finalizarlas dentro del plazo propuesto. Pero también nos ayuda a gestionar el volumen de trabajo de una forma más eficaz. Cuando tenemos las tareas programadas, nuestro cerebro sigue la estructura para llevar a cabo estas tareas en el tiempo establecido. Con lo cual, es más fácil evitar retrasos cuando controlamos el tiempo.
  • Evitar la procrastinación: la autodisciplina es una capacidad muy apreciada dentro del ámbito profesional. Si sabemos administrar bien las horas de las que disponemos, evitaremos postergar las tareas y las obligaciones. Cuanto mejor lo hagamos, más entrenaremos al autodisciplina y conseguiremos los objetivos marcados más fácilmente.
  • Aumenta la eficiencia y la productividad: es obvio que la capacidad para gestionar nuestro tiempo nos hace más eficientes y aumenta nuestra productividad. Habilidades muy necesarias para finalizar cada actividad lo antes posible pero sin reducir la calidad. Cuando trabajamos en tareas poco relevantes, nuestra productividad general disminuye, pero la capacidad de administrar el tiempo nos permite establecer las tareas que son importantes y que requieren de mayor urgencia.
  • Aumenta la autoconfianza: la gestión de tiempo nos ayuda a mejorar la confianza en nosotros mismos. El hecho de ir viendo cómo vamos cumpliendo con los plazos, objetivos y tareas diarias nos proporciona satisfacción.De esta forma, iremos ganando motivación. En cambio, sentir que estamos luchando constantemente contra el tiempo para mantenernos al día hará que terminemos agotándonos.
  • Mejora de la calidad de vida: las habilidades eficaces de gestión de tiempo nos ayudan tanto a nivel profesional como personal. Si tenemos todas nuestras obligaciones bajo control en el trabajo, dispondremos de más tiempo para centrarnos en nuestra vida privada y en nuestras relaciones sociales. Tener la tranquilidad de que las actividades profesionales están bien enfocadas nos dará una gran sensación de paz en nuestra vida personal.
  • Lograr una mejor calidad de trabajo: en cualquier trabajo se espera que el profesional cumpla con unos mínimos de calidad en sus tareas. Si aprovechamos bien nuestro tiempo y damos prioridad a unas labores por encima de otras, podemos lograrlo con mayor facilidad. Nos centraremos en lo realmente importante con toda nuestra atención.
  • Más oportunidades y crecimiento laboral: cumplir con los plazos y con unos estándares de calidad nos ayudará a conseguir una buena reputación como profesionales. Cuando tus superiores tienen claro que siempre terminas tu trabajo a tiempo, tendrás más posibilidades de promocionar en tu puesto y de acceder a mejores oportunidades laborales.
  • Menos ansiedad y estrés: hay veces es las que podemos sentirnos agobiados por la cantidad de trabajo que debemos realizar, lo que puede convertirse en un obstáculo para nuestra eficiencia y terminar afectando negativamente a nuestra salud. Un nivel excesivo de estrés y de hipertensión puede dar lugar a depresiones, patologías cardíacas, obesidad, etc. En cambio, si sabemos cuáles son las tareas que tenemos qué hacer y cómo hacerlo, las tensiones y los niveles de estrés se verán reducidos considerablemente.
  • Mejora la capacidad de tomar decisiones: una óptima gestión del tiempo está relacionada con una mejor habilidad para tomar decisiones importantes. Cuando nos sentimos presionados por los plazos, muchas veces tomamos decisiones precipitadas sin haber valorado previamente todas las opciones. Gracias a una gestión eficaz del tiempo, evitaremos esa horrible sensación de no tener tiempo suficiente para todo y, desde la tranquilidad, podemos valorar correctamente cada opción que se nos plantea.
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