Tecnología

¿Qué es la firma digital y qué ventajas ofrece?

Son cada vez más las empresas que abren paso a la tecnología en sus diferentes áreas de trabajo. Se trata, pues, de un gran aliado cuando se busca ganar tiempo y aumentar la efectividad del trabajo diario.

Desde softwares de gestión y almacenamiento en la nube hasta documentos electrónicos, los recursos digitales no hacen más que crecer y ofrecer diversos beneficios. Sin embargo, no todo se traduce a grandes soluciones tecnológicas. Los pequeños detalles también importan, como es el caso de las firmas.

¿Cuántas veces en una empresa se utiliza la firma? Lo cierto es que muchas, por eso pensar en una firma digital resulta una alternativa excelente. Si todavía no conoces este recurso te contamos en qué consiste y las ventajas que puede aportar a tu negocio.
¿Qué es la firma digital?

La firma digital consista en un conjunto de datos de carácter electrónico que se vinculan a cierto documento. Su fin es identificar a una empresa o persona y, al mismo tiempo, autenticar la información. Con este tipo de firmas se garantiza la identidad de quien firma y se asegura que no haya modificaciones.

La principal característica de esta firma es su gran practicidad. Permite dejar de lado el uso de tanto material impreso y, directamente, digitalizar una infinidad de procesos. El aumento en la productividad al utilizar una firma digital es muy grande, a lo que se suman otras ventajas muy importantes tanto a nivel económico como en el trato con los clientes.
¿Qué ventajas ofrece la firma digital?

Son muchos los beneficios que tiene una empresa al optar por la firma digital o electrónica. En primer lugar, supone un completo ahorro de tiempo. Al utilizar una firma de este tipo se pueden firmar documentos o mensajes desde diferentes dispositivos como tablets, ordenadores o teléfonos móviles. Además, no hace falta estar en el lugar de trabajo para efectuar la firma, puesto que el proceso es rápido y se realizar desde cualquier sitio.

En segundo lugar, se gana en organización. Al escoger cierto proveedor para el uso de la firma electrónica los documentos no se pierden. Todo queda almacenado en un software o sistema en la nube que digitaliza cada elemento permitiendo el acceso a los mismos para diferentes áreas de la empresa. A esto se suma el aumento en la seguridad, algo fundamental para cualquier negocio. Gracias al uso de la firma digital no hay posibilidad de que un documento se altere.

La imagen que ofrece una empresa que utilizar este recurso también es diferente. Se deja ver, sin duda, un aspecto más limpio y profesional. Además, la experiencia con los clientes mejora al ofrecer mayor comodidad en los procesos y aumentar la confianza.

Por último, y no menos importante, la firma electrónica contribuye a la sostenibilidad general de la empresa y el ambiente, y a una reducción de costos. Al no utilizar la firma tradicional manuscrita se evita la impresión de cientos de papeles que, a largo plazo, terminan siendo un material de desecho o solo ocupan espacio.

¿Qué tener en cuenta para elegir un proveedor?

Al momento de escoger un proveedor para el uso de la firma electrónica es importante tener en cuenta ciertos factores. Entre ellos, resulta fundamental que cumpla con el Reglamento Europeo, que su interfaz sea de uso sencillo e intuitivo, que se adapte a los diferentes equipos de trabajo y que pueda integrarse fácilmente con otras herramientas.

Entre las alternativas que existen actualmente destaca, por ejemplo, Yousign. Su ventajas son numerosas y, además, está diseñada para diferentes profesionales. Desde freelances hasta grandes corporaciones.

¿Ya te decidiste por las firmas digitales? Empieza a aprovechar los beneficios de este recurso y potencia por completo tu trabajo diario.

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