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Respuestas automáticas en correo electrónico: ¿Cómo escribirlas y configurarlas?

Así como los teléfonos celulares cuentan con buzón de voz para dejar una respuesta automática, ¿con qué cuenta el correo electrónico? Gracias a las respuestas automáticas, el uso del correo electrónico ha tenido una mejor funcionalidad. Ahora es posible informar a todo aquel que te escribe, cuando estés en tus momentos de ausencia, cuándo estarás disponible nuevamente. 

Hay ocasiones en las que, al llamar a un número de teléfono profesional o personal, te has cruzado con un contestador automático. Este contestador es el encargado de, indicarle a la persona que está llamando, que no te encuentras disponible y si te quieren dejar algún recado. Lo mismo sucede con las empresas, pero en este caso, se indica el horario en el que se atiende a las personas. 

Pero, cuando se habla del correo electrónico, el contestador automático que tiene se trata de las respuestas automáticas. Cuando esta opción se encuentra activa, al momento en que alguien te envíe un e-mail, sin importar el contenido que está mandando, va a recibir de forma automática una respuesta. Esa respuesta va a estar compuesta por el contenido que configuraste de forma previa para ello. 

Este tipo de opciones son indispensables cuando vas a estar ausente de tu trabajo por unos días, o cuando quieras tomar unos días de vacaciones. A pesar de que le hayas comunicado a tus clientes o a personas cercanas sobre tu ausencia, lo más seguro es que te encuentres a alguien que no lo sepa y que te escriba porque necesita de ti.

Para ello están creadas estas respuestas. En las mismas, puedes indicar el tiempo que estarás fuera del trabajo, a quién pueden contactar en caso de que surja una emergencia, entre muchas cosas más. A continuación, podrás ver cómo crear y configurar estas respuestas en los servidores de correo electrónicos más populares que hay. 

1. Microsoft Outlook 

Outlook es uno de los clientes de Microsoft más utilizado en la mayoría de las oficinas a nivel mundial, junto a sus diferentes herramientas de Office como Word, Excel y PowerPoint. Desde el 2010, este servidor de correo electrónico comenzó a ofrecer respuestas automáticas, las cuales eran conocidas como ‘Asistente para fuera de oficina’. 

Para configurar estas respuestas es muy fácil. Solo deberás dirigirte hasta Archivo > Respuestas automáticas > Enviar respuestas automáticas. Una vez allí, vas a poder indicar un intervalo de tiempo, en el cual será enviada dicha respuesta automática, dependiendo ‘desde-hasta’ la fecha que hayas escogido, así como los horarios. 

Además, tienes la opción para configurar el mensaje con el que quieras responder. El contenido de este mensaje va a depender únicamente de ti. 

Si el caso es que cuentas con una versión de Outlook previa al 2010, la opción se encuentra un poco más oculta. Deberás ir hasta el botón de Herramientas > Asistente para fuera de oficina

2. Gmail 

Si en tu trabajo haces uso de Gmail como tu servidor de correo electrónico, configurar las respuestas automáticas es algo sumamente fácil. Solo deberás abrir tu cuenta de Gmail, desde la opción Configuración > Respuesta automática y seleccionas Respuesta automática habilitada. Allí vas a poder establecer el periodo de tiempo en el que estarás ausente, así como la respuesta que enviarás. 

Además, podrás especificar si quieres que el mensaje sea únicamente para tus contactos, o si deseas que se envíe para todo aquel que te escriba. 

3. Yahoo! 

A pesar de que Yahoo! se encuentra pasando un mal momento en cuanto a su nivel financiero, todavía cuenta con servicios bastante útiles que no tienen nada que envidiarle a los que ofrecen Microsoft y Google. Un ejemplo de ello es su gestor oficial y su servicio de e-mail. 

Si deseas enviar respuestas automáticas, solo deberás ir hacia Configuración > Respuesta automática de vacaciones. Acá podrás activar tu mensaje. Así como ocurre en los casos anteriores, vas a poder establecer un tiempo y el contenido de ese mensaje. 

4. Apple Mail 

Para macOS también es posible configurar las respuestas automáticas. Esto se puede lograr a través de reglas. Una vez que estés en el Mail, tendrás que ir a Preferencias >

Reglas > Añadir regla. Allí deberás asignarle un nombre a la regla, seleccionas todos los mensajes y eliges responder al mensaje. Una vez que te encuentres en la opción de Texto del mensaje de respuesta, escribe la respuesta que deseas que reciban las personas que te hayan escrito. 

Cuando hayas terminado, te va a aparecer un cuadro de diálogo, el cual deberás rechazar y colocar ‘No aplicar’. Cuando las reglas se crean, se van aplicando a mensajes nuevos. Pero a través de ese cuadro, la respuesta automática puede ser enviada a mensajes viejos que ya tienes en tu bandeja de entrada. 

Las respuestas automáticas son todo lo que necesitas 

Ahora que ya sabes un poco más sobre qué son las respuestas automáticas y cómo configurarlas en los diferentes servidores de correo, es momento de que trabajes en ellas, para que las configures siempre que las necesites. 

Si estás buscando configurar respuestas automáticas en diferentes correos o incluso automatizar y crear un sistema de mensajería por email o campaña de email marketing, te recomendamos utilizar herramientas que te faciliten (y agilicen) este trabajo. Una opción para administrar tus bandejas de entradas desde un solo lugar es el gestor de correos electrónicos de Crisp. Allí podrás no solamente configurar respuestas automáticas sino gestionar conversaciones y mensajes que recibas en diferentes cuentas de correo electrónico e incluso en cuentas de redes sociales. 

Estas opciones te van a dar la facilidad de que te comuniques con tus clientes, compañeros de trabajo y toda persona que te escriba, cuando te tomes unos días de trabajo o estés de vacaciones, para indicarles que te encuentras ausente por unos días. ¡Es una solución a tus problemas!

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